En el post de hoy comentamos como podemos realizar la legalización telemática de los libros contables encontrándonos inmersos de lleno en la campaña que finaliza el próximo día 30 de abril.
Tal y como marca el Código de Comercio en su artículo 27, todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario, sin olvidar también los libros de actas de las juntas generales y órganos colegiados de la sociedad si operan mediante consejo de administración. En el caso de sociedades anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro registro de acciones nominativas y las sociedades de responsabilidad, en lugar del libro de acciones nominativas, llevarán el libro registro de socios.
Hasta la fecha, la legalización en el Registro Mercantil de los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios (diario, sumas y saldos, libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, libros registros de socios y de acciones nominativas…), podía efectuarse mediante presentación en papel, en soporte digital o telemáticamente. Desde la aprobación de la Ley 14/2013 de Emprendedores, se establece como requisito adicional que todos los libros obligatorios que tienen que llevar las empresas se legalizarán de manera telemática. El plazo será el que estaba establecido: antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Esta nueva obligación de legalización telemática, abre dos tipos de vías de actuación diferenciados. La primera de ellas, es qué pasa con los libros en papel que ya tenemos en las sociedades, como es el libro de actas o libro de socios y la segunda ¿cómo legalizar los libros de manera telemática?
Los libros en papel, que hacer
Los libros de actas en papel habrá que proceder a su cierre y a legalizar los siguientes libros de actas de manera telemática. Si teníamos libros en blanco legalizados procederemos también a cerrarlos, en la página de descargas del colegio de registradores disponemos de modelos para ello, la certificación del cierre de libros de sociedades y el cierre de libros de empresarios.
La legalización telemática de los libros, con el software del Registro Mercantil
Para proceder a la legalización telemática de los libros, debemos contar obligatoriamente con Legalia, software de legalización de libros suministrado por el Registro Mercantil y que podemos descargar a través de https://www.registradores.org/estaticasm/legalia/Legalia2_2014.exe.
En el caso de los libros de contabilidad (Diario, Inventario y Cuentas Anuales), debemos confeccionarlos previamente con nuestros softwares contables, seleccionar el formato de fichero que queremos legalizar (recomendable PDF por su mejor usabilidad) y procesar la huella digital de los libros con Legalia.
Respecto los libros de actas, basta con que tengamos las actas impresas, firmadas, escaneadas en PDF y agrupadas por años, para proceder a su legalización anual durante el siguiente ejercicio de cierre.
El procedimiento de legalización es sencillo y al realizarlo de manera telemática, necesitamos ser usuarios registrados en el Registro Mercantil, con el objeto de facilitar toda la transmisión de los libros contables.
Cualquier duda sobre el procedimiento, no dudéis en preguntarnos o en dejarla en comentarios.
