Hoy abordamos un tema crucial a la hora de decidir poner en marcha una «agencia de viajes», como es , qué gastos, costes y márgenes vamos a tener que tener en cuenta para que nuestra actividad sea rentable y nos permita poder crecer en el mercado de forma controlada, nos referimos a la «cuenta de explotación, cuenta de pérdidas o ganancias o cuenta de resultados» de la agencia.
El desglose de esta cuenta de resultados, viene compuesta por los siguientes aspectos:
1.- FUENTES DE INGRESOS (VENTAS)
Los ingresos que reciben las empresas de intermediación turística provienen en su mayoría de las «ventas brutas»:
. Los ingresos que se derivan de la venta de productos sueltos y paquetes turísticos se deben deducir de las ventas brutas a fin de determinarlos
ingresos netos o comisiones de la agencia.
. De los ingresos netos deduciremos los gastos operativos, como alquileres, sueldos y salarios, comisiones que se pagan a los agentes y representantes de ventas, gastos de teléfono, publicidad, impuestos mercantiles, cuotas por servicios, etc. El resultado será el beneficio.
Los distintos componentes de un viaje o servicios que se comercializan (billetes,excursiones, cruceros, alojamientos, automóviles, seguros, etc.) se denominan «líneas de productos».
. Administrativa y contablemente, cada línea de productos es considerada como una fuente de ingreso independiente; es decir, las ventas de billetes de avión se registran con separación de las reservas de hotel y así sucesivamente. Generalmente cuando un agente de viajes o agencia expide un billete de avión, la empresa recibe una comisión por parte de la línea aérea; igualmente, los hoteles, los operadores turísticos y las compañías de alquiler de vehículos ofrecen «comisiones» por sus reservas, si bien la evolución del mercado turístico apunta hacia la reducción significativa o incluso la eliminación de este tipo de capital intermediario, razón por la cual las agencias han optado por introducir nuevos cargos por emisión y reserva.
ESQUEMA CUENTA DE EXPLOTACIÓN TIPO
2.- LA ESTRUCTURA DE COSTES (GASTOS)
Una estimación o resumen de los principales costes mensuales va a ser fundamental y necesario para poder fijar un resultado previsible. Se pueden clasificar en «costes fijos», son aquellos que la explotación ha de soportar en primer lugar, desde su fase inicial, a fin de realizar las inversiones necesarias para el arranque de la actividad.
En cambio, los «costes variables» dependen de la cantidad producida: se inician con el arranque de la producción y aumentan a medida que crece el volumen de ésta. Pueden variar de manera directamente proporcional a la cantidad, o inversamente proporcional,si a mayor cantidad de producto los costes variables son unitariamente menores.
La finalidad de toda empresa es maximizar el BENEFICIO, valor que se obtiene restando los gastos de los ingresos:
Beneficio = Ingresos – Gastos
A fin de determinar los ingresos, la empresa debe, en primer lugar, establecer los precios de venta de sus bienes y servicios. El problema es obtener un buen grado de aproximación porque, si bien resulta fácil la asignación de los costes directos, es bastante más complicado atribuir los costes generales. Por ejemplo, para una agencia receptiva es fácil determinar el coste directo de una excursión (transporte, guía, etc.), pero, ¿cómo reflejar en el precio de dicha excursión el consumo telefónico general de la agencia, el gasto en publicidad realizado por la empresa para la promoción de una serie de productos, los alquileres o la amortización del inmovilizado?
El reparto de los costes indirectos entre los diferentes productos puede ser:
En base única, cuando el reparto de todos los costes comunes a los bienes y servicios se realiza en base a un único parámetro; por ejemplo si debemos repartir el coste de una serie de folletos publicitarios de la agencia entre los viajes y las excursiones que en ellos aparecen, podemos utilizar como criterio el espacio (número de páginas) que cada uno ocupa.
En base múltiple, cuando los costes comunes son reagrupados en categorías homogéneas y se utilizan criterios diversos para repartirlos.
Por tanto a nuestro entender podemos resumir las características principales de la cuenta de resultados de las agencias de viajes con estos puntos o aspectos:
1.- Márgenes, en el sector turístico pueden llegar a ser muy dispersos, pues varían entre cantidades muy extremas, y además van a depender de los distintos productos ofertados.
2.-Estacionalidad del sector, que condiciona fuertemente el volumen de ingresos.
3.-Escaso beneficio neto sobre ventas obtenido.Esto se debe principalmente al alto coste que adquiere la partida de servicios y comisiones pagados a terceros, los cuales absorben un porcentaje elevado de la venta.
4.-Alto volumen de ventas e ingresos. Sin embargo, éstos acostumbran a permanecer poco tiempo en las arcas de las agencias debido a la exigencia de pronto pago que suelen imponer los proveedores, siendo, con frecuencia, incluso por adelantado. Ello obliga a contar con un importante fondo de tesorería.
Los puntos clave a tener en cuenta serán:
1.- La política de precios,es una pieza fundamental a la hora de determinar otros elementos claves de la gestión empresarial, tales como el plan y la estrategia de mercadotecnia.
2.-El precio mínimo de venta de los servicios ofertados, abarcando de esta manera la suma de todos los costes directos soportados para su realización (pernoctaciones, transportes, servicios sueltos de la agencia…) más un porcentaje de costes indirectos (costes generales de administración,comercialización, amortización, tributos…)…etc.
3.-El precio final de venta, según las temporadas y de las distintas fases del ciclo de vida del producto (lanzamiento, expansión, madurez y declive) puede oscilar entre un valor mínimo y otro máximo; El valor máximo de venta ha de estar en línea con los precios de venta fijados por la competencia más cualificada, ya que es el máximo aceptado por el mercado.
En MJ Martí Asesores, somos especialistas en la gestión y fiscalidad de agencias de viajes.
