Hoy seguimos en nuestro blog con un aspecto importante en la administración de nuestra agencia de viajes, que nos lleve a tener una buena gestión administrativa y comercial de la misma.
Para ello, deberemos tener los conocimientos precisos en contabilidad o finanzas, o la empresa deberá contar con el servicio externo de una asesoría especializada para poder realizarla correctamente.
Nos vamos a referir a los documentos e impresos básicos internos en una agencia de viajes.
Las operaciones más habituales en nuestra agencia serán:
1.-Procesos administrativos derivados de las relaciones con proveedores de servicios.
2.-Procedimientos con documentación: liquidaciones, pago de facturas, IVA, sabiendo aplicar el Régimen Especial de Agencias de Viajes.
3.–Procedimientos administrativos con los clientes.
4.–Gestión de pagos y devoluciones.
5.–Algo muy importante: gestión comercial y canales de distribución.
6.–Y para terminar, utilizar aplicaciones informáticas de gestión.
Podemos englobar todos estos documentos en tres grupos o bloques:
1.-IMPRESOS TÉCNICOS: Van a ser necesarios para poder obtener datos del servicio a realizar e identificar al cliente.
Entre ellos podemos mencionar:
- HOJA DE RESERVA, Se utiliza para recoger los primeros datos de una petición de viajes, lo importante de este documento son los datos que en él se detallan: Datos personales, destino o producto,número de personas que van a viajar, datos personales, y datos del servicio que se solicita.
- EXPEDIENTE DE SERVICIO, En él se especifican todo los datos relativos a la venta, desde la persona que la efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los servicios contratados. Los expedientes llevan aparejado una numeración, también llamada referencia, este número de referencia se anota en toda la documentación relativa al servicio detallado en el expediente y suele servir para el posterior archivo del mismo. La apertura de un expediente suele llevar implícito el cobro de un deposito al cliente, o lo que es lo mismo, el comienzo de una venta. Al pagar los servicios, el expediente queda cerrado y listo para archivar.
- FICHAS DEL CLIENTE, Existen dos modelos diferentes, de un cliente particular o de una empresa a la que la agencia presta sus servicios, lo cual generan un banco de datos a través del cual se creara un mailing de clientes potenciales o reales.
2.-IMPRESOS CONTABLES: Los impresos contables usados en una agencia de viajes tienen el mismo formato que los empleados en cualquier otra empresa.
Entre ellos podemos relacionar:
- Facturas de IVA emitido (IVA de la comisión en las gestiones de intermediación).
- Recibo para cambio de divisas (en aquellas agencias en las que se cambian monedas)
- Recibos de cobros/bonos en efectivos, con original y dos copias, para la caja y expediente
- Albaranes de prestación de servicios, suelen usar para las ventas realizadas a aquellas empresas que nos piden facturación quincenal o mensual.
- Facturas numeradas/ notas de abono numeradas.
- Diarios de caja y bancos
- Libros contables.
- Balances.
3.-DOCUMENTOS DE CONTROL, Debido a la gran cantidad de documentos que se generan en la gestión, interna como externa de una agencia de viajes, es necesario tener un control en la que se encuentra y poder recuperarlos. Los documentos de control más frecuente son:
- Registro de expedientes
- Registro de facturas.
- Registro de existencias de billetajes en general ( avión, tren)
- Registro de salidas y llegadas de clientes.
4.-DOCUMENTOS DE IMPRESOS EXTERNOS, Son aquellos documentos de carácter informativo y comunicativo, la agencia ha de poner especial cuidado en su diseño, pues va transmitir su imagen de empresa. Estos documentos especifican los servicios solicitados y las condiciones de contratación. Ente ellos:
- El bono o voucher, que a su vez puede ser de servicios, depósito, de reserva…..etc.
- Material diverso como: correspondencia: papel de cartas, sobres de diversos tamaños y hojas tamaño DIN A-4, tarjetas de visita, hojas para envío de fax, tarjetas o cuartillas para dar información de horarios, notas, etc.
Es importante por tanto, tener un buen control «administrativo» de nuestra agencia, porque además, una vez el cliente toma su decisión y se produce la reserva, iniciándose la venta, tendremos que realizar una seria de pasos previamente estandarizados que nos van a facilitar estas tareas.
– Y con esto no acaba la relación con el cliente. Una buena agencia no olvida nunca la atención posventa de sus clientes.
En MJ Martí Asesores, podemos ayudarte a gestionar tu agencia a nivel administrativo también, somos especialistas en la tributación de las agencias de viajes, consúltanos.
